Powiedz czego szukasz?

Zarządzanie relacjami z klientem – czym jest system ticketowy i dlaczego warto trzymać pełną historię klienta w jednym miejscu?

Szacowany czas czytania:

Autor: Katarzyna Sudoł

Z tego tekstu dowiesz się:

  • Jak działa system ticketowy.
  • Dlaczego warto stosować go w procesie obsługi klienta.
  • Jak wzmacniać relacje z kupującymi.

Wspieranie relacji z klientami to dzisiaj najważniejszy aspekt budowania działalności dla wielu firm. Dzięki utrzymywaniu kontaktu z osobami zainteresowanymi usługami i produktami jesteśmy w stanie sprawnie zarządzać biznesem. Pozyskiwanie nowych klientów i dbanie o tych, którzy już z nami są to droga do sukcesu firmy i oferowanych przez nią usług. Jednak im więcej zgłoszeń od klientów, tym trudniej nad nimi zapanować. W takich sytuacjach może pomóc system ticketowy. Jak działa i dlaczego warto się na niego zdecydować?

Jak działa system ticketowy?

System ticketowy pozwala sprawnie zarządzać kontaktem z klientami. Umożliwia intuicyjną obsługę wszystkich zgłoszeń i gromadzi w jednym miejscu dane z:

  • wiadomości mailowych,
  • połączeń telefonicznych,
  • wiadomości SMS,
  • powiadomień z mediów społecznościowych.

Każdy kontakt z firmą zostaje zapisany jako ticket – wirtualny dokument. System automatycznie dołącza do niego wszystkie dostępne informacje na temat klienta, m.in. historię komunikacji, wszystkie zadane pytania, datę rozpoczęcia działań i czas rozwiązania sprawy. Pozwala to w jednym miejscu gromadzić dane niezbędne do jak najszybszego poradzenia sobie z problemem klienta. A to z kolei ułatwia budowanie opartej na zaufaniu relacji.

Osoba zajmująca się obsługą zgłoszeń nie musi szukać w różnych miejscach i sięgać do kilku źródeł, by poznać konkretną sprawę. System ticketowy robi to niejako za nią, gromadząc w jednym miejscu wszystkie niezbędne do obsługi dane. Każde kolejne połączenie czy wiadomości od tego samego klienta trafiają do jego ticketu.

Wszystkie tickety są potem porządkowane zgodnie z produktami lub działami firmy. System ustawia je w kolejce, dzięki czemu pracownik odpowiedzialny za obsługę zgłoszeń, wie dokładnie, czym zająć się w następnej kolejności. Niektóre systemy pozwalają też automatycznie przesuwać kolejne tickety – jeśli po określonym z góry czasie konsultant nie zajmie się danym problemem, ten znów trafia do kolejki. Dzięki temu nie tracimy czasu na „zawieszone” sprawy, które wymagają dodatkowego wyjaśnienia. Działamy na bieżąco, a praca zespołu jest sprawna i przebiega bez opóźnień. 

Zalety systemu ticketowego

Wdrożenie do firmy systemu ticketowego pozwala wygodniej i szybciej obsługiwać sprawy klientów. Wszystko dzieje się na bieżąco, a osoby chcące się z nami skontaktować nie muszą czekać w nieskończoność na odpowiedź. Inwestycja w wysokiej jakości system ticketowy pozwala usprawnić działanie organizacji w następujących obszarach:

  • Jakość obsługi – zautomatyzowany system pozwala efektywnie zarządzać zapytaniami klientów, odpowiadać na nie znacznie szybciej i przekazywać wartościowe, merytoryczne odpowiedzi.
  • Oszczędność – sprawne zarządzanie zgłoszeniami pozwala zoptymalizować czas pracy i, co za tym idzie, finansami firmy. Czas to pieniądz – oszczędzajmy go!
  • Wygoda – dobry system ticketowy umożliwia dopasowanie funkcjonalności do potrzeb konkretnej organizacji. Samodzielna konfiguracja daje szansę na wygodne zarządzanie systemem. Dodatkowo w jednym miejscu mamy dostęp do całej historii obsługi klienta – nie tracimy czasu na szukanie i analizowanie zgłoszeń z przeszłości. Jesteśmy w stanie szybko udzielić odpowiedzi, dbając o zadowolenie klienta.
  • Sprzedaż – im szybciej i sprawniej obsługujemy klientów, tym większa szansa na to, że uda nam się sprzedać produkt lub usługę. To gwarancja sprawnej finalizacji transakcji i wyższych zysków.
  • Zadowolenie klienta – to najważniejsza zaleta zastosowania systemu ticketowego w firmie. Inwestując w obsługę, inwestujemy bezpośrednio w zadowolenie naszych klientów. Z kolei satysfakcja to większa szansa na powrót do sklepu i ponowny zakup.

Dbamy o relacje. Jak budować więź z klientem?

Korzystanie z systemu ticketowego to nie tylko wygodna obsługa, ale również możliwość budowania wartościowej relacji z klientami. Ogromna konkurencyjność rynku sprawia, że przez stworzenie więzi na linii firma-klient, jesteśmy w stanie się wyróżnić. Sprawne działanie i spełnianie oczekiwań znacząco wpływa na poprawę zakupowych doświadczeń. Co jest tu istotne?

  • Czas reakcji – w komunikacji z klientami liczy się czas. Im szybciej odpowiemy na pytanie użytkownika, załatwimy jego sprawę, tym lepiej. System ticketowy pomaga zautomatyzować te procesy, co przekład się na komfort obsługi.
  • Wygoda – zarówno po stronie klienta, jak i obsługującego – klient nie musi kilkakrotnie przedstawiać tej samej sprawy, obsługa ma wgląd do historii kontaktu z klientem i jest w stanie sprawnie go obsłużyć.
  • Terminowość – system ticketowy pomaga dotrzymywać terminów, zarówno zwrotów, jak i reklamacji – przypomina o tych, które się zbliżają i nie pozwala zapomnieć o zgłoszeniach.

Dobrej jakości, dopasowany do naszych potrzeb system ticketowy pozwoli zgromadzić wszystkie informacje na temat klienta w jednym miejscu. To pierwszy krok do bardziej efektywnej komunikacji i, co za tym idzie, budowania opartej na zaufaniu relacji między firmą a jej interesantami.

Podziel się:

Newsletter

Korzystaj z bezpłatnych materiałów, które przygotowują eksperci rynku e‑commerce. Dołącz do newslettera, przydatna wiedza jest w zasięgu ręki.